Microsoft Project Online va in pensione il 30 settembre 2026. Se il tuo team gestisce ancora schedule, piani risorse o timesheet al suo interno, quella data non è più una nota a margine — è una scadenza con i tuoi dati di progetto dall'altra parte.
Qualunque cosa tu scelga come sostituto, l'ordine conta più della scelta: cosa esportare, in che sequenza, e come decidere fra uno strumento leggero, una suite enterprise o qualcosa di più snello nel mezzo.
La migrazione in sé non è opzionale né complicata da avviare. Quello che è facile sbagliare è trattare l'export come un click singolo invece che come una checklist, e trattare la scelta del sostituto come “qualunque licenza abbiamo già”.
Cosa finisce davvero, e quando
L'annuncio ufficiale di Microsoft fissa la data: Project Online va in pensione il 30 settembre 2026. La vendita di licenze solo Project Online a nuovi clienti è terminata il 1° ottobre 2025; dal 1° aprile 2026 i tenant esistenti non possono più creare nuovi siti Project Web App. Dopo il 30 settembre il servizio smette di rispondere — non un declino lento, uno stop netto. Il ritiro riguarda specificamente Project Online; Project desktop, Project Server Subscription Edition e Planner non ne fanno parte.
Cosa perdi se aspetti
Tutto ciò che vive solo dentro Project Online sparisce con lui: il pool risorse enterprise e i suoi calendari, schedule e baseline salvate, le configurazioni dei custom field, lo storico dei timesheet, e il feed OData che collega dati cross-progetto e finanziari. Un singolo progetto esportato come file .mpp porta con sé il proprio schedule; non porta il pool risorse, i timesheet, né come quel progetto confluiva nella tua vista di portfolio. Quelli vivono nelle parti di Project Online che un export .mpp non tocca.
Cosa esportare, e in che ordine
Prima che qualcosa smetta di rispondere, segui quest'ordine — ogni passo dipende da dati sempre più difficili da ricostruire una volta perso il precedente:
- Il pool risorse enterprise: calendari, tariffe standard, max-units e appartenenza ai gruppi, per primo — ogni assegnazione di risorsa di ogni progetto lo referenzia.
- I metadati dei custom field: nome, tipo, valore predefinito, formula ed eventuali lookup-table, prima di esportare i progetti che li usano.
- Ogni progetto attivo o chiuso di recente come file di schedule nativo (.mpp o XML), un progetto alla volta, non un dump massivo da sistemare dopo.
- Lo storico dei timesheet e i dati finanziari cross-progetto tramite il feed OData — è il dato che un export .mpp non porta con sé, e il feed smette di funzionare lo stesso giorno del servizio.
- Una verifica su ogni export prima di considerare i dati di origine eliminabili. Un export che nessuno ha ancora aperto non è un backup.
Come decidere cosa lo sostituisce
La risposta onesta dipende da come usavi davvero Project Online, non dalla licenza che hai già:
Tre strade, e cosa presuppone ciascuna
- Lo usavi solo per task e schedule. Uno strumento leggero — Planner o un task manager generalista — copre quel terreno senza portarti dietro configurazioni che non hai mai usato.
- Gestisci oggi molti programmi con customizzazione pesante e amministrazione dedicata. Una suite PPM enterprise (Project Server Subscription Edition, Primavera) è il sostituto diretto, alla stessa scala di implementazione e amministrazione che già sostieni.
- Sei un'organizzazione più piccola che ha bisogno di budget, earned value e governance delle decisioni su una manciata di progetti, senza il peso di una scala enterprise. È lo spazio fra un task tool e una suite enterprise — dove si colloca uno strumento di project control più snello come ControlRoom. Non sostituisce un rollout PPM enterprise, e non è un task tracker; se è adatto dipende dal numero reale dei tuoi progetti e dal ritmo di reporting, verificabile direttamente in una rassegna delle situazioni per cui è pensato.
Qualunque strada scegli, la decisione è reversibile; l'export è la parte che non lo è, una volta passata la scadenza. Fai prima l'export, e decidi il sostituto sui tuoi tempi — non su quelli del ritiro.