Perché esportare adesso, non a settembre
Microsoft Project Online verrà ritirato il 30 settembre 2026, come annunciato nella documentazione ufficiale: dopo quella data il servizio non sarà più disponibile e i dati rimasti dentro non saranno più accessibili. Le vendite di nuovi abbonamenti sono chiuse dal 1° ottobre 2025 e da aprile 2026 non è più possibile creare nuovi tenant. Per un PMO o un PM italiano che ha ancora i piani sulla piattaforma, il compito non è «esportare tutto»: è salvare le cose che servono a continuare a governare i progetti, in formati che resteranno leggibili quando Project Online non ci sarà più.
Cosa esportare: la lista essenziale
Prima di aprire Excel, fate un inventario di cosa vive davvero dentro Project Online. In genere servono sei elementi.
- I piani di progetto (.mpp). Se avete una licenza di Project Professional, salvate una copia locale di ogni progetto in formato .mpp: è il formato più completo per ricostruire schedulazione, dipendenze e vincoli.
- Attività, risorse e assegnazioni. Il modo più pulito per estrarre i dati strutturati è il feed OData di Project Online: si collega Excel all'indirizzo del sito PWA seguito da /_api/ProjectData/ e si scaricano le tabelle Projects, Tasks, Resources e Assignments.
- Le baseline. Sono il riferimento contrattuale di ogni progetto: esportatele come tabelle con la data in cui sono state salvate, così saprete sempre cosa era stato promesso e quando.
- I report personalizzati. Se avete report salvati nella raccolta Report di PWA, scaricateli: contengono logiche di calcolo che sarebbe un peccato riscrivere da zero.
- I calendari. Calendario di progetto, festività aziendali e calendari delle risorse determinano le date di ogni attività: documentateli, altrimenti il nuovo strumento ricalcolerà date diverse.
- I documenti dei siti progetto. Rischi, problemi e deliverable non vivono nei piani ma nei siti SharePoint collegati a ogni progetto: vanno copiati insieme ai dati.
L'ordine dei passi
- Fate l'inventario. Elenco dei progetti attivi, dei responsabili e dei contenuti. Pochi minuti ben spesi: evita di scoprire a settembre un progetto dimenticato.
- Esportate i dati strutturati con Excel. Collegatevi al feed OData (/_api/ProjectData/), caricate le entità principali e salvate ogni tabella come foglio di lavoro locale. La procedura è documentata da Microsoft per la creazione di report in Excel: la stessa strada vale per l'export.
- Salvate le copie .mpp. Con Project Professional, aprite ogni progetto e salvate una copia locale. Se non avete il client desktop, l'export OData copre comunque lo stato essenziale.
- Esportate i report. Dalla raccolta Report di PWA scaricate i file Excel dei report personalizzati, annotando su quali dati si appoggiano.
- Documentate le definizioni. Campi personalizzati, tabelle di controllo e calendari vanno descritti in un foglio di lavoro: sono la configurazione che dovrete ricreare ovunque andrete.
- Copiate i documenti dei siti progetto. Rischi, problemi e deliverable dai siti SharePoint collegati, nella stessa cartella dell'export del progetto corrispondente.
- Verificate. Aprite ogni file esportato e controllate che si legga: un export non verificato è un export che non esiste.
Come conservare i dati esportati
Create un'unica cartella aziendale, ad esempio su SharePoint o OneDrive, con una struttura fissa: una sottocartella per progetto, dentro cui finiscono .mpp, tabelle Excel, report e documenti. Nominate i file con la data di export, così la baseline resta distinguibile per sempre. Tenete un foglio indice con l'elenco di cosa è stato esportato e quando. E fate una verifica di apertura su un secondo computer: un file che si apre solo sul vostro PC è un rischio, non una copia di sicurezza.
Cosa NON serve esportare
Per restare nei tempi, lasciate perdere: le viste personali di ogni utente, che si ricreano in mezz'ora; le bozze intermedie mai pubblicate; lo storico timephased completo di progetti chiusi da anni, di cui bastano i totali (salvo obblighi contrattuali); i task chiusi senza valore legale o di audit. Ogni ora spesa su dati morti è un'ora tolta alla verifica dei dati vivi.
Tabella riassuntiva: cosa salvare, in che formato
| Dato | Formato consigliato | Perché serve | Priorità |
|---|---|---|---|
| Piani di progetto | File .mpp | Ricostruire schedulazione e dipendenze | Alta |
| Baseline | Tabella Excel con data di freeze | Riferimento contrattuale per varianze ed EVM | Alta |
| Attività, risorse, assegnazioni | Excel via OData (/_api/ProjectData/) | Base per ogni ricostruzione | Alta |
| Report personalizzati | File Excel dalla raccolta Report | Salvare le logiche di calcolo | Media |
| Calendari | Documentazione di giorni lavorativi e festività | Ricreare date corrette | Media |
| Documenti dei siti progetto | Copia dei file | Continuità operativa | Media |
| Viste personali e bozze | Non esportare | Ricreabili rapidamente | Bassa |
Domande frequenti
Quando devo iniziare a esportare?
Subito. La scadenza è il 30 settembre 2026, ma l'export va fatto mentre il servizio è stabile e le persone che conoscono i progetti sono ancora in azienda. Aspettare l'estate significa concentrare lavoro e rischi in poche settimane.
Serve Project Professional per esportare?
Per i dati strutturati no: bastano Excel e il feed OData. Il client desktop serve se volete copie .mpp complete, ma lo stato essenziale (attività, date, assegnazioni, baseline) esce comunque via OData.
I dati restano leggibili dopo il 30 settembre 2026?
Sì, se li esportate in formati documentati come Excel e .mpp, che si aprono con le versioni desktop di Project. I dati lasciati dentro Project Online, invece, non saranno più raggiungibili dopo la dismissione.
Posso esportare tutto in un colpo solo?
I dati strutturati sì, via OData. Report, documenti dei siti progetto e definizioni (campi, tabelle di controllo, calendari) vanno raccolti separatamente: è il motivo per cui conviene seguire l'ordine dei passi qui sopra.
Dopo l'export: ricostruire il controllo
L'export non è la meta: è il ponte. Il passo successivo è decidere dove ricostruire lo stato essenziale dei progetti: la baseline da cui misurare le varianze, i costi, l'avanzamento. Se state valutando uno strumento per il controllo di progetto, sappiate che ControlRoom non importa dati da Project Online: l'import automatico non è disponibile, quindi i dati li esportate voi e li ricostruite nel nuovo ambiente. Le guide sulla gestione della baseline e sull'EVM aiutano a capire cosa ricostruire e in che ordine. Per vedere se lo strumento fa al caso vostro, puoi richiedere la demo gratuita.