A chi passa il testimone dopo Project Online
Project Online verrà ritirato il 30 settembre 2026 e le vendite di nuovi abbonamenti sono chiuse dal 1° ottobre 2025. Per molti PMO italiani la domanda è già sul tavolo: migrare su Planner Premium, il percorso che Microsoft ha indicato per la transizione, oppure guardare altrove? La risposta non sta nel nome del prodotto: sta in cinque verifiche concrete.
Cos'è Planner Premium, con i fatti
Il nuovo Microsoft Planner è un'esperienza unificata di gestione del lavoro: unisce la semplicità di To Do, la collaborazione di Planner, la potenza di Project e l'intelligenza di Copilot, come descritto nella documentazione per amministratori. Dentro questa esperienza convivono due livelli: i piani base, inclusi nelle licenze Microsoft 365 standard e con quattro viste (Griglia, Bacheca, Pianificazione, Grafici), e i piani premium, che sono l'evoluzione di Project for the web.
Per creare piani premium serve la licenza Planner Plan 1. Le funzionalità avanzate si sbloccano con Planner & Project Plan 3 o Plan 5 e comprendono, secondo la documentazione Microsoft: creazione di report, vista sequenza temporale (Gantt), dipendenze tra attività, sprint, campi personalizzati, carico di lavoro del team e gestione degli obiettivi. La pagina di supporto di Microsoft aggiunge i dettagli: dipendenze di tutti e quattro i tipi (FS, SS, SF, FF), percorso critico, milestone, calendari personalizzati, vista Persone, vista Assegnazioni, fino a dieci campi personalizzati e colorazione condizionale. Per chi arriva da Project Online, il punto di attenzione è proprio questo: la distanza tra ciò che Project Online faceva e ciò che il piano premium documenta.
Per chi ha senso Planner Premium
Planner Premium ha senso per chi pianifica con Gantt non troppo complessi, lavora in team distribuiti dentro Microsoft Teams, usa sprint e bacheche e non ha bisogno di un motore di costing sofisticato. È la scelta naturale per chi era già su Project for the web e per chi vuole restare nell'ecosistema Microsoft 365 con il minimo attrito. In entrambi i casi, la scelta si decide sui numeri, non sulle brochure. Per un PMO che governa un portfolio con costi, baseline contrattuali ed EVM, invece, la verifica è obbligatoria: è lì che Planner Premium va messo alla prova prima di qualsiasi promessa di migrazione.
Le cinque verifiche prima di migrare
| Verifica | Domanda concreta | Cosa dicono le fonti Microsoft |
|---|---|---|
| Budgeting | Gestisco costi, budget e varianze come in Project Online? | Il costing non compare nell'elenco ufficiale delle funzionalità premium: va provato con un trial prima di decidere |
| Reporting | I miei report escono con lo stesso dettaglio? | La creazione di report è una funzionalità avanzata, legata alle licenze Plan 3/5 |
| EVM | Calcolo BCWS, BCWP e ACWP? | L'EVM non è elencato tra le funzionalità: va ricostruito o affiancato ad altro |
| Licenze | Quanto costano le licenze per il mio team? | Planner Plan 1 per creare piani premium; Plan 3/5 per le funzionalità avanzate |
| Dati esistenti | Cosa migra da Project Online e cosa no? | I dati vanno esportati prima del 30 settembre 2026: verificare cosa si ricrea e cosa si perde |
La verifica più importante è la prima. A mio parere, un PMO che oggi vive di budget e varianze di costo non dovrebbe migrare su Planner Premium senza aver prima ricreato, su un progetto di prova, il ciclo completo: baseline, costi, varianza, report. Se il ciclo non torna, non è colpa dello strumento: è che state cercando una funzione che non è il suo mestiere.
Quando considerare altre opzioni
- Project Operations (Dynamics 365). È la soluzione Microsoft per le aziende project-based: la documentazione ufficiale la descrive come l'applicazione che connette vendite, resourcing, gestione dei progetti e finanza. Ha senso quando il progetto è il business: commesse, fatturazione, marginalità.
- Excel. Per team piccoli e piani semplici resta lo strumento più rapido e meno costoso: gli strumenti gratuiti per il report di avanzamento partono da lì.
- Strumenti di project control come ControlRoom. Quando il bisogno non è pianificare ma controllare — baseline, EVM, stima a finire, dashboard executive — esistono strumenti dedicati. ControlRoom lavora proprio su questi temi, con una guida dedicata all'EVM e alla stima a finire. Non importa piani da Project Online: l'import automatico non è disponibile, quindi il confronto va fatto sulla ricostruzione dello stato essenziale. Per capire se è la strada giusta, puoi richiedere la demo gratuita.
Domande frequenti
Planner Premium sostituisce Project Online uno a uno?
No. È il percorso che Microsoft ha indicato per la transizione, ma non è un clone di Project Online: alcune funzioni vanno verificate, in particolare budgeting ed EVM. La tabella delle verifiche qui sopra è pensata esattamente per questo.
Che licenza serve per i piani premium?
Planner Plan 1 per creare piani premium e accedere alle viste aggiuntive come Sequenza temporale, Persone e Obiettivi. Le funzionalità avanzate (report, dipendenze, sprint, campi personalizzati, carico del team) richiedono Planner & Project Plan 3 o Plan 5.
L'EVM è disponibile in Planner Premium?
Non è elencato tra le funzionalità documentate da Microsoft. Se l'EVM è un requisito, va ricostruito con strumenti dedicati o affiancato con calcoli esterni: la guida sull'EVM spiega cosa serve per farlo.
Devo decidere subito?
La scadenza della piattaforma è il 30 settembre 2026, ma l'export dei dati va fatto prima, mentre il servizio è ancora attivo. La decisione sullo strumento può seguire, a patto di non lasciare i dati dentro Project Online.
Il passo successivo
La scelta tra Planner Premium e le alternative non si fa a tavolino: si fa con una verifica sul campo. Se state confrontando le opzioni dopo Project Online, la pagina di confronto di ControlRoom spiega con onestà cosa lo strumento sostituisce e cosa no, e la demo gratuita vi mostra l'ambiente con dati di esempio.