Il costo vero è l'indecisione, non la migrazione
Project Online verrà ritirato il 30 settembre 2026 e le vendite sono chiuse dal 1° ottobre 2025. Eppure molti PM rimandano: «migrare è un progetto a parte». Non per forza. Se vi serve spostare un piano — non ricostruire dieci anni di storia — il percorso minimo si chiude in un pomeriggio. Servono solo disciplina e un ordine preciso: esportare, semplificare, ricreare, verificare. Il rischio più grande, in realtà, è arrivare all'ultimo mese utile con i dati ancora dentro e le persone giuste già altrove.
Passo 1 — Esporta (prima ora)
Estraete lo stato del piano, non il suo passato. Tre strade, in ordine di importanza.
- Excel via OData. Collegatevi al feed OData del sito PWA (indirizzo del sito seguito da /_api/ProjectData/) e scaricate le tabelle Projects, Tasks, Resources e Assignments. È la procedura documentata da Microsoft per creare report in Excel: gli stessi dati bastano per ricreare il piano.
- Copia .mpp. Se avete Project Professional, salvate anche una copia .mpp del piano come riferimento di controllo.
- Report e documenti. Se il piano ha report salvati in PWA o documenti nel sito progetto, copiateli nella stessa cartella: fanno parte dello stato da conservare.
Conservate tutto in una cartella per progetto, con nomi che includono la data di export: vi serviranno per la verifica finale.
Passo 2 — Semplifica (mezz'ora)
La migrazione fallisce quando si porta tutto. Portate solo ciò che serve a governare il futuro: milestone contrattuali, attività in corso e future, dipendenze critiche, risorse chiave, baseline di date e costi, calendario di progetto. Lasciate: task chiusi da anni, campi personalizzati morti, viste personali. La regola è semplice: entra nel nuovo piano solo ciò che qualcuno dovrà consultare la prossima settimana. Tutto il resto è archivio: va esportato al passo 1, non ricreato.
Esempio (dati fittizi): un piano con 600 attività accumulate in quattro anni diventa un piano da 80 attività essenziali — e si governa meglio di prima.
Passo 3 — Ricrea lo stato essenziale (una-due ore)
Nel nuovo strumento ricreate, in quest'ordine: struttura del lavoro e durate, dipendenze, calendario, assegnazioni, costi. Poi bloccate la baseline: è il passaggio che trasforma una copia in un sistema di controllo, e la guida alla gestione della baseline spiega come farlo bene. Se governate con l'EVM, è questo il momento di impostare i calcoli, seguendo la guida sull'EVM e sulla stima a finire. Non serve replicare ogni campo personalizzato: ricreate solo quelli che alimentano report o decisioni. Un campo che nessuno legge da due anni può restare nell'export di archivio.
Passo 4 — Verifica (ultima ora)
Confrontate vecchio e nuovo, numeri alla mano: date delle milestone, totali di costo, dipendenze critiche. Fate il confronto su tre colonne — milestone, costi, dipendenze — e annotate ogni scostamento. Se qualcosa non torna, correggete ora: dopo la dismissione non potrete più riaprire Project Online per controllare. Se il nuovo strumento genera report di avanzamento, fate una prova completa: generate il report del progetto appena migrato e confrontatelo con l'ultimo report prodotto da Project Online.
Checklist in 5 punti
Spuntate ogni punto prima di dichiarare chiusa la migrazione: è il confine tra «abbiamo copiato il piano» e «abbiamo migrato il controllo».
- Le milestone contrattuali sono nel nuovo piano con le stesse date.
- La baseline è bloccata e corrisponde al piano pre-migrazione.
- Le dipendenze critiche sono ricreate senza scorciatoie.
- I totali di costo e budget combaciano con l'ultima versione ufficiale.
- Il report di avanzamento si genera dai nuovi dati, non da quelli vecchi.
Cosa aspettarsi realisticamente
Un piano semplice — qualche decina di attività, una baseline, pochi vincoli — si migra davvero in un pomeriggio. Un portfolio con decine di progetti, storico timephased ed EVM consolidato richiede giorni o settimane: in quel caso migrate prima i progetti vivi e trattate lo storico come archivio. La prima migrazione sarà la più lenta, perché include le decisioni di metodo: le successive andranno molto più rapide. Un consiglio operativo: fate la migrazione in due, chi esporta e chi ricrea. Chi esporta conosce Project Online, chi ricrea conosce il nuovo strumento: la verifica incrociata dei due è la vera garanzia di qualità del risultato. A mio parere, l'errore più comune è voler migrare il passato invece di ricreare il presente: il valore sta nella baseline e nei prossimi report, non nei task chiusi del 2023.
Domande frequenti
Serve Project Professional per migrare?
No. Il feed OData con Excel basta per lo stato essenziale. La copia .mpp è utile come riferimento di controllo, non è obbligatoria.
Perdo la baseline?
Non se la esportate. La salvate come tabella con la data di freeze e la ricreate come baseline nel nuovo strumento: è il primo oggetto da ricreare, prima di qualsiasi report.
Quanto tempo serve davvero?
Per un piano semplice, un pomeriggio. Per un portfolio, giorni o settimane. La regola pratica è ordinare per valore: prima i progetti vivi, poi lo storico.
ControlRoom importa i piani da Project Online?
No. In ControlRoom l'import automatico da Project Online non è disponibile: lo stato essenziale del piano va ricreato seguendo i passi qui sopra. L'accesso oggi avviene tramite demo guidata gratuita; il piano Free è in preparazione e includerà 3 export PDF/PPTX una tantum per portare fuori i report generati.
Il passo successivo
Il percorso minimo funziona solo se alla fine avete un sistema di controllo che gira. Per capire se ControlRoom può essere quel sistema, richiedi la demo gratuita: potete valutare sull'ambiente di esempio se la ricostruzione fatta in un pomeriggio regge il confronto con quello che Project Online vi dava.